BiSL® Next - een framework voor Business Information Management

IT is te belangrijk om aan IT over te laten

Tijden zijn veranderd. Informatie en daaraan gerelateerde technologie werden ooit gebruikt als operationele middelen om de efficiëntie van organisaties te vergroten. Maar nu erkennen veel – zo niet de meeste – organisaties de noodzaak om ze te gebruiken als strategische middelen, die vaak deel uitmaken van de producten en vrijwel altijd de ervaring van de klanten bepalen, en daarmee het succes van de organisatie.

Deze ‘digitale organisaties’ worden geconfronteerd door potentieel conflicterende eisen: bedrijfscontinuïteit versus slagkracht versus concurrentievoordeel. Ze hebben behoefte aan IT-systemen met meer veerkracht, snellere doorloop van werk van ontwikkeling naar productie, en betere productontwikkeling. Organisaties die deze uitdagingen aankunnen, worden gekenmerkt door:

Gezond balans tussen wendbaarheid en een gedisciplineerde operatie;
Nauwe samenwerking tussen business- en IT-disciplines: modellen gebaseerd op gescheiden vraag en aanbod met SLA’s hebben een polariserende werking op business en IT;
Sterk digitaal leiderschap door de business: IT in een digitaal bedrijf is te belangrijk om aan IT over te laten.

Transformatie naar zo’n digitale organisatie impliceert een verandering voor het IT operating model. Dit omvat beter gebruik van IT door IT zelf, met andere woorden: de automatisering van bepaalde IT-processen – zoals we zien binnen verschillende DevOps-omgevingen. Betere samenwerking is ook nodig: tussen IT-disciplines onderling, met externe leveranciers van IT-diensten, en tussen IT, business en klanten. Het is essentieel dat klanten hierbij betrokken worden: steeds vaker bepalen klanten (en andere belanghebbenden) hun eigen wijze van digitale interactie met organisaties en tenzij er dringende redenen zijn om hiervan af te wijken, kiezen zij voor de makkelijkste of meest aantrekkelijke weg. Binnen het bedrijf komen business en IT steeds dichter bij elkaar, dus decentralisatie van IT naar de verschillende bedrijfsonderdelen is een belangrijk deel van de transformatie. Het is ook van belang dat IT-diensten beter gebruikt worden, zowel binnen het bedrijf als door hun klanten, om zodoende waarde te realiseren.

Deze veranderingen rechtvaardigen een meer holistische wijze van het organiseren van IT. De IT-functie is niet langer gepositioneerd als een aparte en onderdanige order-taker, maar is ingebed in de verschillende bedrijfsonderdelen, samenwerkend met de business naar gemeenschappelijke doelen. De digitale Capabilities van de organisatie worden bepaald door de Need van de organisatie en daaraan verboden Value, die nauw in lijn zijn met de Mission van de organisatie. Om te kunnen profiteren van het onderscheidend vermogen van IT, wordt veel aandacht besteed aan Governance van IT en IT Strategy – dit in aanvulling op de andere domains Operation en Improvement van IT-systemen en IT-diensten. In digitale bedrijfsvoering is IT onlosmakelijk verbonden met de business. Daarom wordt evenveel aandacht besteed aan de bedrijfscontextwaarin informatie en technologie worden gebruikt (het Business perspective), de benodigde Data, de Services, en tot slot de onderliggende Technology zoals applicaties en infrastructuur. Het constant op elkaar afstemmen van deze vier perspectives – Business, Data, Services en Technology – en met Needs, Value, Mission en digitale Capabilities, zorgt voor de best mogelijke klantervaring..

Deze twaalf elementen – vier drivers, vier domains en vier perspectives – zijn de basis van de Business Information Services Library (BiSL®). Dit framework met leidende principes, good practices, en praktische templates is bedoeld voor digitaal geëngageerde business leiders en zij die met hen samenwerken. Het BiSL® Next model illustreert de samenhang van drivers, domains en perspectives.

BiSL® Next is bedoeld om gebruikt te worden als overkoepeld framework vanuit het perspectief van de business, in combinatie met frameworks die op andere gebieden gericht zijn. Het kan gebruikt worden voor digitale transformatie maar ook voor het besturen , managen en uitvoeren van de activiteiten van een digitaal bedrijf.

In het volgende deel van dit document wordtelk van de twaalf belangrijkste componenten van het BiSL® Next model beschreven – eerst de vier drivers als onderliggende principes, dan de vier perspectives die ervoor zorg dat de resultaten in evenwicht zijn, en tot slot de vier domains van activiteiten die nodig zijn om de gewenste resultaten te bereiken. Deze vier domains tezamen vormen het Business Information Management (BIM).

De Drivers

De drivers zijn de kernprincipes die op elk van de domains van activiteiten van toepassing zijn. De drivers omvatten twee paren aan elkaar gekoppelde componenten die elkaar aanvullen maar elkaar ook in evenwicht houden.

De Need & Value drivers

In Need wordt de behoefte van de business aan een information service beschreven, terwijl Value de toegevoegde waarde van de information service aan de business beschrijft. Need en Value zijn direct aan elkaar gerelateerd: als iets geen waarde heeft, waarom zou het dan nodig zijn? En zelfs als een specifieke belanghebbende iets nodig zegt te hebben, is het soms de vraag of het waarde toevoegt. Waarde moet bovenaan staan: als een business information service niet gewaardeerd wordt, of als de waarde niet aangetoond kan worden, dan is het waarschijnlijk niet nodig. Een voorbeeld is waar de componenten Need en Value helpen om praktische toepasbaarheid en noodzakelijke verbetering aan elkaar te koppelen. Dit zorgt ervoor dat een information service naar behoren werkt en helemaal begrepen wordt, en als deze geen waarde toevoegt, dat dan de focus komt te liggen op verbetering.

De Mission & Capability drivers

De driver Mission beschrijft de missie van de organisatie. De driver Capability helpt om te bepalen welke middelen (tijd, geld, business-mensen en IT-mensen enz.) nodig zijn om de missie te volbrengen.

Mission en Capability zijn direct aan elkaar gekoppeld want een veelheid aan capabilities zijn nodig om succesvol te opereren en de missie van de organisatie te volbrengen; en natuurlijk, als een Capability niet nodig is, dan heeft het ook geen waarde in relatie tot de missie van de organisatie. De Mission moet gericht zijn op resultaat en effect (voordeel), waarna de voornaamste Capabilities kunnen worden geïdentificeerd en ingericht om aan de informatiebehoefte te voldoen. In het BIM werkveld richten we ons op de digitale missie van de organisatie en op de BIM Capabilities (en daaraan gerelateerde middelen) waarmee de information services worden gerealiseerd die nodig zijn om die missie te volbrengen.

De component Mission helpt om de missie van de organisatie te formuleren (in termen van Business, Data, Service en Technology perspectives). BIM Capabilities zijn nodig om ervoor te zorgen dat de portefeuille van business information services op een doelbewuste wijze wordt bestuurd, gemanaged, veranderd en uitgevoerd.

De perspectives

Het Business perspective

Het Business perspective is een vast onderdeel in elk domain – het is natuurlijk van groot belang in Governance en Strategy in verband met besturing en richtinggeving vanuit de business, terwijl het in Improvement en Operation vooral is gericht op het verzamelen van feedback vanuit de business.

Het ontwikkelen van bedrijfsbeleid ten aanzien van het verkrijgen, opslaan, ophalen, verwerken, archiveren en vernietigen van informatie en data (binnen de voorschriften van het overkoepelende bedrijfsbeleid over, bij voorbeeld, privacy, beveiliging en politieke regelgeving) is een belangrijk Business perspective.

Binnen Strategy gaat het Business perspective over het vertalen van het bedrijfsmodel (dat beschrijft hoe het bedrijfsproces eruitziet) naar de informatiearchitectuur en data-architectuurmodel(len). Dit beschrijft hoe information services eruit horen te zien en illustreert de relaties tussen de bedrijfsprocessen en de ondersteunende information services.

Het Data perspective

Data is ook een constante factor omdat het de fundamentele reden is voor het bestaan van zowel veel private als publieke organisaties. Strategy is het domain waar het Data perspective het belangrijkst is, want data zijn nodig om adequate plannen te maken anders komen zowel Improvement als Operation in gevaar.

Hedendaagse organisaties rekenen op hun information services om te kunnen blijven bestaan en om de bedrijfsfuncties en -services uit te kunnen oefenen. In menig onderdeel van de publieke sector, zoals beleidsorganen, is het behandelen van Data op de een of andere manier de primaire bedrijfsactiviteit, uitgevoerd door de meeste medewerkers gedurende het grootste deel van hun dag. BIM zal in deze organisatorische eenheden een kerndiscipline zijn, met BiSL als de voornaamste good practice.

Het Data perspective richt zich op eisen voor information services en hun ondersteunende technologie zoals gedefinieerd door de business. Strategische besluiten over de integriteit van informatie en de waarde van digital assets de information services moeten gezien worden als integrale componenten van strategische besluiten over de bedrijfsvoering van de gehele organisatie, inclusief de producten en diensten, functies en organisatie.

Het Service perspective

Het denken over Service vanuit de hoger gelegen niveaus van Governance en Strategy is wat vaag, maar voor Improvement is het goed perspective om ervoor te zorgen dat nieuwe of verbeterde services geschikt zijn voor gebruik. Als het bij Improvement niet goed gaat, ontstaan er veel problemen in Operation, met als gevolg een veelheid aan veranderverzoeken.

Governance in BIM is verantwoordelijk voor een effectieve vertaling van het bedrijfsbeleid en -processen naar information services, wat een eerste stap is voor invulling het Services perspective. Applicatiemanagement, databasemanagement en IT-infrastructuurmanagement behandelen de verdere detaillering naar Services gericht op applicaties, databases en infrastructuur. Binnen Strategy zorgt het Service perspective ervoor dat activiteiten worden gepland en uitgevoerd om niet alleen IT-doelen maar ook business information service-doelen te bereiken. Geautomatiseerde applicaties spelen de belangrijkste rol in information services . Het inrichten en gebruiken van deze applicaties definieert dus grotendeels de kwaliteit van de ondersteuning van de bedrijfsprocessen. Binnen Improvement rich het Service perspective zich uiteraard op het ontwikkelen van nieuwe of verbeterde information services en het testen ervan. Het ontwikkelen en verbinden van applicaties worden beschreven in de applicatiearchitectuur, dat primair de verantwoordelijkheid van applicatiemanagement is, maar duidelijk onder aansturing van BIM.

Vanuit de perspectives van Technology en Service zijn information services en systemen de combinatie van op IT gebaseerde business-applicaties, data, menselijke activiteiten en informatieverwerkende procedures die gebruikmaken van IT-apparatuur en programmatuur om elektronische information services aan gebruikers te leveren binnen, en steeds meer buiten, de organisatie.

Het is duidelijk dat BIM invloed kan (en zou moeten) uitoefenen op ontwikkelaars en infrastructuurspecialisten – dit vanwege de specifieke eisen voor information services. Nog meer invloed zou op datamodellering uitgeoefend moeten worden. Een toekomstige vraag is of business information

nu zo afhankelijk is van IT, dat databaseontwerp en -beheer binnen de business zou moeten worden ingericht, in plaats van in het Technology domain.

Het Service perspective zal (of zou) onvermijdelijk gericht moeten zijn op zaken zoals de kwaliteit van service, hoge beschikbaarheid door robuust beheer van risico’s, beveiliging en middelen, en de integriteit van data. De Improvement van services zal van deze zaken afhangen en van andere zoals de geschiktheid en prestaties van leveranciers en strategieën voor sourcing, en zal rekening moeten houden met de kwestie hoe je agile teams aanstuurt.

Hoewel Governance en Strategy vanuit het Services perspective mogelijk niet evident zijn, zullen information services uitgevoerd worden conform beleid en richtinggevende intenties, en zullen zaken rondom de kwaliteit en bruikbaarheid van services binnen deze domains onder de loupe genomen worden.

Het Technology perspective

Technology zit in de kern van elke moderne bedrijfsvoering. In de 21^ste eeuw is IT cruciaal voor de meerderheid van private en publieke organisaties om hun producten en services aan klanten te leveren en te presenteren, en om hun uitvoerende dienstverlening te ondersteunen. Alles is digitaal. Maar dit perspective is meer op Governance en Strategy gericht want als de technologie eenmaal is ingericht, moeten Improvement en Operation het doen met wat ze aantreffen; kansen om technologieën te benutten moeten opgenomen worden in de toekomststrategie.

Het Technology perspective op Governance en Strategy is van oudsher beperkt want technology wordt geacht zich te richten op dagelijkse ondersteuning in Operation. Het technology perspective richt zich daarom op de uitvoering van besturende en richtinggevende principes. Vandaag de dag is het echter gebruikelijk in de businesswereld dat de rol van IT is veranderd van het faciliteren van bedrijfsprocessen naar het transformeren van de business zelf. Het is cruciaal dat de besluiten van de organisatie (Governance) over IT en de business information services in lijn zijn met de Strategy van de Business. Dit is natuurlijk nog belangrijker wanneer de organisatie plannen heeft voor elektronische levering van services of andere innovatieve manieren voor het bereiken van de doelen. In de 21^ste eeuw is de meeste informatieuitwisseling al elektronisch behalve wanneer er de noodzaak is om rekening te houden met de behoeften van invaliden of de economische kansarmen die wellicht afhankelijk zijn van uitwisseling gebaseerd op papier of audio. Bij het denken over Technology betekent Strategy het denken aan morgen naast de Technology van vandaag.

Nieuwe manieren van het leveren van services maken de rol van IT nog crucialer. Lange tijd was IT van kritiek belang in het helpen van de business om efficiënter en economischer te zijn, en Technology innovaties nu maken de bedrijfsvoering veel effectiever. IT kan de wijze van bedrijfsvoering transformeren, maar besef dat Improvement van information services geïmplementeerd moet worden op een wijze die past bij geaccepteerde methoden. De juiste vaardigheden moeten er zijn, de correcte functionaliteit moet zijn gedefinieerd, en het budget moet zijn geïdentificeerd. Dus is er een belangrijke relatie tussen het Operation domain en de Drivers die de middelen beschikbaar stellen voor het implementeren van de veranderingen.

De domains

Het Governance domain

Governance binnen BiSL bereft de taken zoals uitgeoefend door de raad van toezicht, directeuren en IT-management om controle uit te oefenen over de formulering, implementatie en management van information services en zodoende te zorgen voor de benodigde samenhang tussen business en IT. In deze context betekent Governance formeel management toezicht: hoe de organisatie gemanaged wordt in termen van hiërarchieën, bevoegdheden, rollen en verantwoordelijkheden. Het is van groot belang dat Governance van business information services goed wordt uitgevoerd. Het managen van informatiestromen, het structureren van informatie- en data-afhankelijkheden en werkmethoden moet gecoördineerd worden tussen strategische leveranciers, business partners en gebruikers van informatie en ata in het ecosysteem van informatie en data. Dus is de aanbevolen aanpak ook van toepassing voor relaties met partijen buiten de organisatie, zoals leveranciers, en partners in de supply chain.

Het Governance domain behandelt hoe bedrijfsbeleid (bij voorbeeld Identity and Access Management, kwaliteit, risk, beveiliging) de Strategy, Improvement en Operation domains beinvloedt. Onder beleid wordt verstaan gespecifieerde en gedocumenteerde regelgeving die de levering van information services bestuurt.

Het Strategy domain

Dit domain is gericht op informatiestrategie. In het ecosysteem van de organisatie en in de organisatie zelf veranderen de bedrijfsprocessen min of meer continu. Er zijn ook veranderingen vanuit de markt en Technology (zowel kansen als risico’s) die de information services van de organisatie beïnvloeden. Services moeten toekomstbestendig zijn, en indien tekortkomingen in de huidige services worden geïdentificeerd, moet er waar mogelijk duidelijke richtinggeving zijn met betrekking tot wat er moet gebeuren om tot verbeteringen te komen. Zaken als portfolio management en de informatielevenscyclus worden behandeld.

Het Improvement domain

De primaire focus van dit domain is hoe information services verbeterd kunnen worden, en het mechanisme waarmee dit gebeurt. De sleutel tot succesvol ontwerp en levering is kennis van hoe het ontwerpen van IT-intensieve services gemanaged moet worden. Het Improvement domain is nauw gekoppeld aan het Operation domain. De belangrijkste elementen liggen voor de hand, namelijk analyse en specificatie van de informatiebehoefte voor nieuwe services of voor afgesproken verbeteringen aan bestaande services, het verzamelen van de benodigde data (en het beïnvloeden van besluitvorming rondom technology), en toezicht op testen en overdracht naar productie.

Het Operation domain

Het Operation domain richt zich op het gebruik van information services in de business. Zorgen voor optimale en continue ondersteuning van information services maakt deel uit van dit domain. De elementen binnen het domain voorzien in ondersteuning van gebruikers van information services tijdens de uitvoering van hun activiteiten in de bedrijfsprocessen, ondersteuning van het uitvoerende management van de leverancier van information services, en ondersteuning van de voorziening en het bewaken van de operationele services. Deze processen zijn gericht op efficiënt gebruik van operationele services.